УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                  приказом Княжпогостского

                                                                                                                                                                                                                   районного суда Республики Коми

                                                                                                                                                                                                                                                 от 12.01.2024 № 1 о/д

                                                                                                                                                                                                                                                 (в редакции приказа от

                                                                                                                                                                                                                                                 05.12.2024 № 64 о/д)

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ

I. Общие положения

1.1.Общий отдел (далее – отдел) является структурным подразделением Княжпогостского районного суда Республики Коми (далее – суда), на который возлагаются функции для осуществления организации, сопровождения и оформления кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда и иных работников суда, профилактики коррупционных и иных правонарушений в суде, финансовой деятельности, материально-технического обеспечения, информатизации, систематизации законодательства и нормативно-правового обеспечения деятельности суда, работы с приемной суда и архивом суда и подчиняется непосредственно председателю суда.

1.2.Положение об общем отделе определяет структуру, задачи, функции, организацию деятельности отдела и ответственность работников отдела.

1.3.Требования, установленные настоящим Положением, являются обязательным для всех работников отдела.

1.4.В своей деятельности общий отдел руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральными конституционными законами, в том числе от 31.12.1996 №1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», от 07.02.2011 №1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации и иными законами по направлению деятельности и противодействию коррупции;

Законами Российской Федерации, в том числе от 27.12.1991 №2134-1 «О средствах массовой информации», от 26.06.1992 №3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации и иными законами по направлению действительности;

Федеральными законами, в том числе от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», от 22.12.2008 №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции» и иными законами по направлению деятельности и противодействию коррупции;

Трудовым кодексом Российской Федерации и иными Кодексами;

Указами Президента Российской Федерации по направлению деятельности и противодействию коррупции;

Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 №36;

Инструкцией об организации работы с бланками исполнительных листов в федеральных судах и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде в Российской Федерации от 25.10.2023 №216;

Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 №56;

Инструкцией по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах, Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации от 12.08.2020 №121;

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236;

Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при  Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2022 №242;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального Архивного агентства от 31.07.2023 №77;

Номенклатурой дел суда, Положением и Регламентом о приемной суда, настоящим Положением и другими нормативными и локальными актами, регламентирующими деятельность суда.

1.5.Отдел действует на основании Положения об общем отделе.

1.6.Организационно-методическое руководство и контроль работы отдела осуществляется председателем суда.

1.7.Деятельность работников отдела регулируется должностными регламентами.

1.6.Положение об отделе, должностные регламенты утверждаются председателем суда.

II. Структура общего отдела

2.1.Структура отдела определяется председателем суда, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности отдела, по представлению начальника отдела.

2.2.Штатная численность отдела утверждается в установленном порядке председателем суда, по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Коми (далее - УСД в РК).

2.3.В состав отдела входят:

-начальник отдела (руководство деятельностью отдела, обеспечение кадрового делопроизводства, работа по профилактике коррупционных и иных правонарушений в суде);

-консультант (нормативно-правовое и информационное обеспечение деятельности суда, кодификация и систематизация законодательства, обращение граждан ведение интернет-сайта суда, взаимодействие с общественностью и средствами массовой информации);

-секретарь суда (приемная суда);

-специалист (обеспечение архивного делопроизводства);

-специалист 2 разряда (хозяйственное и материально-техническое обеспечение деятельности суда) – в редакции приказа от 05.12.2024 № 64о/д;

-специалист 2 разряда (обеспечение делопроизводства по приему, учету, обработке и регистрации исходящей корреспонденции) – в редакции приказа от 05.12.2024 № 64о/д.

III. Задачи общего отдела

Основными задачами отдела являются:

3.1.Организация, ведение и сопровождение общего документооборота суда.

3.2.Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов.

3.3 Организация делопроизводства в Приемной суда.

3.4.Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности суда передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных ПИ Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».

3.5.Организация и сопровождение кадровой деятельности в суде.

3.6.Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности.

3.7.Организация финансового, хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности суда, хранения и учета материальных ценностей, содержания и эксплуатации служебного автотранспорта.

3.8.Организация и (или) выполнение комплекса мероприятий по охране зданий, сооружений, помещений и имущества суда.

3.9.Организация и выполнение комплекса мероприятий по вопросам противодействия коррупции.

3.10.Подготовка и проведение учебных занятий, иных мероприятий по повышению деловой квалификации работников аппарата суда.

3.11.Организация работы по отправке и приему служебной, почтовой корреспонденции.

3.12.Организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации, контролю изменений законодательства Российской Федерации, обобщению данных судебной практики.

3.13.Осуществление приема граждан и документов.

3.14.Организация исполнения приказов, указаний, распоряжений председателя суда, заданий Верховного суда Республики Коми и УСД в РК.

3.15.Организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации и иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности суда.

IV. Функции общего отдела

В целях реализации возложенных задач и в пределах своей компетенции отдел выполняет следующие функции:

4.1.Документационное обеспечение:

организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда;

разработка, формирование и составление номенклатуры дел суда (совместно с отделом обеспечения судопроизводства);

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) корреспонденции в установленном порядке;

учет, регистрация, передача по назначению и контроль, за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями аппарата суда по вопросам деятельности отдела;

обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда Положением о приемной суда;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке установленным председателем суда. Оформление, ведение, хранение учетных документов архива;

оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления;

участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей, актов.

4.2.Нормативно-правовая информатизационная деятельность:

организация кодификационно-справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов, внесение соответствующих отметок в соответствии с изменениями законодательства Российской Федерации;

ведение работы по подбору и приобретению печатных изданий нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы (далее – литературы), организация подписки на периодические издания, необходимые в работе суда через УСД в РК;

участие в проведении обобщения судебной практики;

информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и формировании судебной практики федеральных судов общей юрисдикции, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимой литературы;

организация выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимой литературы, а также контроль при ее осуществлении;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (программное изделие «Право», ГАС РФ «Правосудие»);

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте суда в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам;

осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

развитие информационной инфраструктуры суда, а также внедрение информационных систем различного назначения для обеспечения необходимой информацией судей и работников аппарата суда при осуществлении ими своей деятельности;

внедрение, сопровождение, развитие и совершенствование в суде форм и методов организации труда, разработанных на основе передовых информационных и телекоммуникационных технологий с использованием компьютерной техники и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения документов и информации;

информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов и в том числе в области судебного делопроизводства, электронного документооборота, ведения электронных архивов и т.д.;

оказание помощи судьям и работникам аппарата суда в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения;

обеспечение современными компьютерно-информационными технологиями управленческих и организационно-производственных процессов суда, отбор, приобретение, учет и установка основного и комплектующего электронно-вычислительного оборудования, средств связи, наблюдения и программного обеспечения, автоматизация рабочих мест судей и работников аппарата суда;

обслуживание, ремонт и обновление установленного в суде оборудования и техники, в том числе в залах судебных заседаний и на рабочих местах;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в сети Интернет, в том числе подготовка и размещение информации о деятельности суда на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции суда;

организация применения и обслуживание систем видео-конференц-связи, аудио и видео протоколирования, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения;

обеспечение безопасности информационных ресурсов суда, исключение возможности утечки либо несанкционированного доступа к информации, организация мер по защите сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, обеспечение сохранения конфиденциальности содержащихся в документации сведений.

4.3.Финансовая и материально-техническая деятельность:

организация и ведение учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств;

принятие мер по предупреждению недостачи, нецелевого расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансовой и хозяйственной дисциплины и законодательства;

организация приема, учета, выдачи и хранения денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации, отражение их в учете;

обеспечение судей и работников аппарата суда канцелярскими принадлежностями, бланками, средствами связи и другой техникой, предметами хозяйственного обихода;

своевременное составление необходимых документов по списанию пришедшего в негодность объектов имущества;

организация работ по соблюдению санитарных норм, правил пожарной безопасности, охране труда и техники безопасности, надлежащей эксплуатации здания и помещений суда;

получение, учет, хранение, выдача и использование в делопроизводстве суда печатей и штампов суда.

4.4.Кадровая деятельность

подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий судей и работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе учет и заполнение больничных листов, подсчет трудового стажа;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, записями в трудовых книжках, оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим суда;

подготовка материалов к награждению судей и работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

проведение мероприятий по обучению и повышения квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке кадрового резерва на выдвижение;

ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников судей и работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и т.д.;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, проведение аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих суда;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок;

составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов (выдача справок по кадровым вопросам и т.д.);

контроль за соблюдением установленного служебного распорядка, правил внутреннего трудового распорядка суда, должностных регламентов и инструкций, порядка работы со служебной информацией работников суда;

консультирование гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

разработка штатного расписания по согласованию с УСД в РК;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

подготовка и организация размещения на официальном сайте суда в сети «Интернет» информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей гражданских служащих, о включении в кадровый резерв, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация и ведение воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

работа по профилактике коррупционных и иных правонарушений в суде:

своевременная разработка локальных актов суда с учетом изменений действующего законодательства в сфере противодействия коррупции и об антикоррупционной деятельности (приказов, распоряжений, положений, памяток, брошюр, сборников по антикоррупционным вопросам);

оказание судьям, мировым судьям судебных участков и гражданским служащим суда консультативной и методической помощи по вопросам, связанным с применением законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции, а также с подготовкой сообщений о фактах коррупции;

проведение вводных занятий в течение 30 календарных дней с впервые назначенными на должность гражданских служащих государственной гражданской службы по вопросам обязанностей, ограничений, запретов, требований к служебному поведению, и вопросам противодействия коррупции, предоставление и ознакомление с соответствующими методическими материалами и контактной информацией;

организация антикоррупционного просвещения судей, мировых судей судебных участков и гражданских служащих суда (в том числе проведение практических занятий, семинаров, лекций с работниками суда по вопросам противодействия коррупции с целью обсуждения наиболее сложных положений нормативных правовых актов, разъяснения порядка их действия, формирование нетерпимости к коррупционному поведению, проведение опроса (анкетирования) с целью определения уровня знаний антикоррупционного законодательства);

обеспечение соблюдения работниками аппарата суда ограничений, запретов, требований к служебному поведению, установленных в целях противодействия коррупции, в случае нарушения обеспечение приема, подготовки документов и материалов, являющихся основанием для проведения заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Верховного Суда Республики Коми, Арбитражного суда Республики Коми, городских (районных) судов Республики Коми, Воркутинского гарнизонного военного суда, Управления Судебного департамента в Республике Коми и урегулированию конфликта интересов;

обеспечение реализации гражданскими служащими суда обязанности уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры, иные федеральные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;

обеспечение соблюдения порядка исполнения гражданскими служащими суда обязанности по уведомлению:

о возникновении конфликта интересов или о возможности его возникновения на государственной гражданской службе,

о намерении выполнять иную оплачиваемую работу,

о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением им служебных (должностных) обязанностей,

о намерении участвовать на безвозмездной основе в управлении некоммерческими организациями; в управлении коммерческой организацией, являющейся организацией государственной корпорации, государственной компании или публично-правовой компании, более 50 процентов акций (долей) которой находится в собственности государственной корпорации, государственной компании или публично-правовой компании, в качестве члена коллегиального органа управления этой организации,

о намерении выполнять оплачиваемую деятельность, финансируемую исключительно за счет средств иностранных государств, международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации;

обеспечение своевременного и полного предоставления гражданскими служащими суда сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в сети «Интернет», на которых ими размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие их идентифицировать, оказание методической и практической помощи при заполнении;

обеспечение своевременного предоставления судьями, мировыми судьями Емвинского и Кылтовского судебных участков Княжпогостского района Республики Коми сведений о доходах и расходах, а также сведений о доходах и расходах супруга (супруги) и несовершеннолетних детей и передача их по акту в УСД в РК, а также гражданскими служащими суда, согласно утвержденного председателем суда перечня должностей, замещение которых отнесено к коррупционным рискам, оказание методической и практической помощи при заполнении в СПО «Справки БК», осуществление проверки их достоверности и полноты, проведение анализа, надлежащее хранение;

подготовка к размещению на официальном сайте суда сведений о доходах и расходах гражданских служащих, замещающих должности, замещение которых влечет за собой размещение таких сведений, а также сведений о доходах и расходах их супругов (супруг) и несовершеннолетних детей, и предоставление общероссийским средствам информации в установленном порядке для опубликования;

осуществление проверки достоверности и полноты сведений о доходах и расходах, а также сведений о доходах и расходах их супругов (супруг) и несовершеннолетних детей, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы и включение в кадровый резерв суда;

своевременная подготовка мотивированного заключения на уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, ранее замещавшим должность государственной гражданской службы в аппарате суда и на согласие, на трудоустройство бывшего гражданского служащего в течение двух лет после его увольнения;

подготовка сведений о ходе реализации мер по противодействию коррупции в суде (форма Мониторинг-К Экспресс, К Годовая и другое);

разработка, утверждение и размещение на официальном сайте суда в разделе «Противодействие коррупции» плана противодействия коррупции на каждый текущий год;

проведение мониторинга печатных и электронных средств массовой информации по выявлению публикаций о проявлении коррупции в суде, проверка указанных фактов и принятие соответствующих мер реагирования по результатам проверок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

подготовка к размещению информации о действующем законодательстве в сфере противодействия коррупции и об антикоррупционной деятельности на стенде и официальном сайте суда в разделе «Противодействие коррупции»;

проведение иных мероприятий, направленных на противодействие коррупции;

осуществление иных возложенных на отдел задач.

V. Порядок служебного взаимодействия

В процессе служебной деятельности отдел строит служебное взаимодействие по вопросам, входящим в его компетенцию:

со всеми гражданскими служащими суда, председателем суда и его заместителем, судьями, мировыми судьями судебных участков, администратором суда, начальником отдела обеспечения судопроизводства;

с гражданскими служащими структурных подразделений УСД в РК, Верховного Суда Республики Коми и Квалификационной коллегии судей Республики Коми;

с гражданскими служащими судов общей юрисдикции и мировыми судьями, федеральными органами исполнительной власти, государственными органами;

а также с учреждениями и организациями и гражданами, в соответствии с федеральными законами и другими нормативными правовыми актами, регулирующими условия и порядок прохождения государственной гражданской службы.

VI. Руководство общим отделом

6.1.Отдел возглавляет начальник отдела, в его отсутствие – консультант отдела, которые в пределах своей компетенции организуют работу отдела, распределяют обязанности между специалистами отдела, осуществляют контроль над исполнением ими своих должностных обязанностей.

6.2.Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом председателя суда.

6.3.Указания начальника отдела в пределах его полномочий являются обязательными для всех работников аппарата суда.

VII. Ответственность

7.1.Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, несет начальник отдела, в пределах его полномочий.

7.2.Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством Российской Федерации и должностными регламентами.

7.3.Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.

Признать утратившим силу Положение об общем отделе, утвержденное председателем суда от 12 января 2024 года.